Refundacja okularów przez pracodawcę – komu przysługuje?

Refundacja okularów lub soczewek przysługuje pracownikowi, który korzysta z monitora co najmniej przez 4 godziny dziennie, a lekarz medycyny pracy potwierdzi potrzebę korekcji wzroku. Wysokość zwrotu i procedurę ustala firma, ponieważ przepisy nie wskazują jednej minimalnej kwoty. Sprawdź, jakie dokumenty trzeba złożyć i kiedy pracodawca może odmówić wypłaty.

Komu przysługuje refundacja okularów?

Prawo do świadczenia wynika z przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy. Obejmuje osoby zatrudnione na stanowisku z monitorem, jeżeli ekran jest używany przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy. Przy standardowym dniu pracy oznacza to minimum 4 godziny dziennie.

Nie decyduje sam fakt pogorszenia wzroku ani prywatna recepta od okulisty. Potrzebne jest badanie wykonane w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej, a dokument musi wskazywać, że okulary korekcyjne albo soczewki są potrzebne podczas pracy przy monitorze.

Uprawnienie może dotyczyć pracownika zatrudnionego na czas określony, nieokreślony, a także praktykanta lub stażysty. Rodzaj stanowiska nie ma większego znaczenia. Z refundacji mogą korzystać między innymi księgowi, nauczyciele, urzędnicy i osoby pracujące zdalnie, jeśli spełniają warunek czasu pracy przed ekranem.

Sam zakup okularów nie tworzy prawa do zwrotu. Podstawą refundacji jest zaświadczenie lekarskie wydane po badaniu w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej.

Jakie przepisy regulują obowiązek pracodawcy?

Kodeks pracy, w szczególności art. 237⁶, nakłada na pracodawcę obowiązek finansowania środków ochrony związanych z warunkami pracy. Szczegółowe zasady dotyczące monitorów ekranowych określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1 grudnia 1998 r., z późniejszymi zmianami.

Od nowelizacji obowiązującej od 17 listopada 2023 r. przepisy obejmują nie tylko okulary, lecz także szkła kontaktowe korygujące wzrok. Pracodawca nie może zastąpić zaleconej korekcji dowolnym świadczeniem pieniężnym ani całkowicie wyłączyć refundacji w regulaminie.

Regulacje nie podają jednej kwoty zwrotu. Firma może ustalić limit, zasady składania wniosków oraz zakres finansowania w regulaminie pracy, zarządzeniu albo innym dokumencie wewnętrznym. Limit powinien umożliwiać zakup podstawowych okularów z wymaganymi szkłami.

Jak wygląda procedura zwrotu kosztów?

Najpierw pracownik powinien uzyskać skierowanie na badanie medycyny pracy. Jeśli lekarz potwierdzi konieczność stosowania korekcji przy monitorze, można kupić okulary lub soczewki zgodne z zaleceniem. Następnie składa się dokumenty wymagane przez pracodawcę.

Najczęściej procedura obejmuje następujące elementy:

1. zaświadczenie lekarskie wskazujące potrzebę stosowania okularów lub soczewek przy monitorze,
2. imienną fakturę albo rachunek potwierdzający zakup,
3. wniosek o refundację, jeśli wymaga go regulamin firmy,
4. potwierdzenie przekazania dokumentów do kadr lub przełożonego.

Faktura powinna zawierać imię i nazwisko pracownika. Niektóre zakłady wymagają również opisu „okulary do pracy przy monitorze ekranowym”. Przed zakupem warto sprawdzić wewnętrzną procedurę, ponieważ błędne dane na dokumencie mogą opóźnić wypłatę.

Okulary, soczewki i oprawki

Refundacja obejmuje szkła wskazane przez lekarza oraz oprawki w podstawowym standardzie, jeżeli są niezbędne do ich osadzenia. Przepisy nie nakazują finansowania drogich opraw, dodatków estetycznych ani soczewek o parametrach niewynikających z zalecenia.

Wymiana samych szkieł nie musi oznaczać wymiany oprawek. Jeżeli lekarz stwierdzi zmianę wady, pracodawca powinien sfinansować nową korekcję, ale zakres zwrotu za oprawki zależy od zasad przyjętych w firmie.

Ile wynosi refundacja okularów w 2026 roku?

W 2026 roku nadal nie obowiązuje ustawowa minimalna kwota refundacji ani stały procent ceny. Pracodawca ustala limit samodzielnie, może go też okresowo podwyższać. W praktyce spotyka się kwoty od kilkuset złotych do limitów przekraczających 1000 zł.

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej nie wprowadziło minimalnej dopłaty w wysokości 500 zł ani zasady pokrywania 50 proc. ceny. Takie propozycje pojawiały się w interpelacjach, lecz nie stały się powszechnie obowiązującym przepisem.

Jeżeli cena zakupu przekracza firmowy limit, pracodawca zwraca najwyżej ustaloną kwotę. Pozostałą część pokrywa pracownik. Gdy koszt mieści się w limicie, zwrot może obejmować całą wartość udokumentowanego zakupu.

Jak często można otrzymać zwrot?

Przepisy nie ustanawiają sztywnej zasady „raz na dwa” albo „raz na trzy lata”. Częstotliwość wynika z badań profilaktycznych i aktualnego stanu zdrowia. Jeśli lekarz zaleci wymianę korekcji wcześniej, wewnętrzny regulamin nie powinien blokować realizacji tego zalecenia.

Pracownik, który zauważa pogorszenie widzenia podczas pracy przy ekranie, może wystąpić o wcześniejsze badanie. Pracodawca wydaje skierowanie, a lekarz ocenia, czy dotychczasowe okulary nadal zapewniają właściwą korekcję. Po potwierdzeniu potrzeby wymiany powstaje podstawa do kolejnej refundacji.

Nie termin zapisany w regulaminie, lecz aktualne zalecenie lekarza decyduje o potrzebie wymiany szkieł korekcyjnych.

Jak rozliczyć refundację podatkowo i księgowo?

Refundacja wynikająca z przepisów BHP jest zwolniona z podatku dochodowego, jeżeli spełnione są wszystkie warunki: praca przy monitorze przez co najmniej połowę dnia, badanie w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej oraz lekarskie zalecenie stosowania korekcji.

Takie świadczenie nie podlega również składkom ZUS. Dotyczy to także wcześniejszego badania zleconego po zgłoszeniu przez pracownika pogorszenia wzroku. Inaczej wygląda zwrot za okulary kupione wyłącznie na podstawie prywatnej recepty. W takim przypadku wypłata może zostać uznana za przychód podlegający opodatkowaniu i oskładkowaniu.

Wydatek poniesiony przez pracodawcę stanowi koszt pracowniczy i co do zasady może zostać ujęty w kosztach uzyskania przychodów. W księgach rachunkowych często trafia do kosztów świadczeń pracowniczych, między innymi na konto 40-5 albo konto 55, zależnie od przyjętego planu kont.

Pracodawca nie odlicza VAT z faktury wystawionej na pracownika. Samo wpisanie firmy jako nabywcy także nie przesądza o prawie do odliczenia, jeśli okulary faktycznie przechodzą do prywatnego użytkowania pracownika. Wydatki księguje się więc w części finansowanej przez firmę, zgodnie z jej limitem i dokumentacją.